Redmineを組織横断で利用するためのTips | JumborinProject

導入

全体最適のため、Redmineを1つ構築して、組織横断で使いまわすような場合があるかと思います。組織横断で使いまわす場合のTipsを整理してみました。

カスタムフィールドは管理画面のフィルタ機能等が存在しないため、多数作成すると管理が煩雑になってしまいます。

しかし、組織横断でRedmineを利用する場合は、プロジェクト毎に管理したい項目は異なることが想定されます。

そのため、プロジェクト毎に自由に設定可能な「バージョン」や「カテゴリ」といった項目を利用するとプロジェクトに閉じた影響のみなので管理がしやすいです。

組織横断でRedmineを利用していると、プロジェクトによって共通的に使用されるカスタムフィールドが出てきます。

ただし、プロジェクトによって重要とされる項目は異なるため、同じ項目名でも必須入力で使用される場合と任意入力で使用される場合があるかと思います。

カスタムフィールドの必須入力機能を有効化してしまうと、同じ名称のカスタムフィールドでは必須入力でしか利用できなくなります。

ワークフローの管理画面では、ステータスごとに必須入力の設定ができるため、全てのステータスで必須入力にすることで同じことが実現できます。

任意入力で利用したい場合は、別のワークフローを作成し、必須入力にしないことで実現できますので、同じカスタムフィールドを必須入力の用途でも任意入力の用途でも流用できるようになります。

トラッカーやワークフローの乱立も、Redmineを組織横断的に利用する上で管理が煩雑となる原因になります。

乱立させないようにするには組織に適合した標準トラッカーやワークフローを事前に用意しておき、それを利用することでトラッカーやワークフローをプロジェクト個別で作成しないようにすることが必要です。

ただし、使い勝手に大きく影響する部分ですし、全プロジェクトから文句が出ない標準を作成することも難しいので、ある程度は妥協が必要かもしれません。

Redmineプロジェクトが乱立すると、実際の利用終了後にもRedmineプロジェクトが残り続けてしまい、確認をしようにも誰に連絡すればよいかがわからなくなってしまいます。

事前にプロジェクトに「利用終了日」および「プロジェクト管理者」をカスタムフィールドを作成することで、プロジェクト作成時に利用終了日とプロジェクト管理者を設定するようになります。

プロジェクトの利用終了日の代わりにプロジェクトのステータスでも良いですが、ステータスを管理するとなるとプロジェクトの担当者の負荷が上がってしまいます。

利用終了日を過ぎたら問答無用で終了状態にするような運用にしておくと、プロジェクトが乱立されても管理できるようになるかもしれません。

プロジェクトが乱立すると、どのプロジェクトが利用中でどのプロジェクトが終了しているのかがわからなくなります。

定期的にプロジェクト作成時に登録したプロジェクトの利用終了日を確認し、利用終了日を過ぎたプロジェクトを終了する運用を作成しておくと、わかりやすくて良いです。

プロジェクト一覧で利用終了日でフィルタすることで、簡単に対象プロジェクトを調査可能なので、毎月実施してもよいかもしれません。

プロジェクトと同様に、ユーザーアカウントも「利用終了後に残り続けるといった問題」が発生します。

使用されていないユーザーアカウントは、セキュリティホールにもなるため、早めにロックしておく必要があります。

ユーザー管理画面で各ユーザーの最終ログイン日が確認可能なため、最終ログイン日でソートし、一定以上前までしかログインしてないユーザーアカウントはロックしてしまいましょう。

なお、ユーザーアカウントを削除するとチケットの更新履歴等の情報に穴が空くため、削除ではなくロックの方が望ましいです。

Redmine全体で共通の作業として、以下が挙げられます。

上記の共通作業をRPAで自動化しておき、必要に応じて、権限を持った管理者等が利用できるようにしておくことで、Redmineの運用管理がだいぶ楽になるでしょう。

SaaSを利用する場合等、共通化した方が安く済む場合もありますので、Tipsを有効活用して、全体最適の実現をしていきたいですね。